گانت چارت یک نوع نمودار است که در مدیریت پروژهها به کمک ما میآید و کار را برایمان بسیار ساده میکند. در این مقاله به طور کامل با گانت چارت و نحوه رسم آن آشنا خواهید شد.
این نمودار اولین بار توسط کارول آدامیسکی (Karol Adamiecki) که یک مهندس لهستانی بود ابداع شد. کارول از این نمودار برای مدیریت واحد فولادسازی خود استفاده میکرد. او نام نموداری که طراحی کرد را هارمونیوگرام گذاشت. از آنجایی که مقالات وی به زبان لهستانی و روسی منتشر شد، انگلیسیها اطلاع زیادی در مورد نمودارش پیدا نکردند.
چند سال بعد در جریان جنگ جهانی اول، هنری گانت (Henry Gantt) با تغییراتی در نموداری که کارول ابداع کرده بود، برای شرکت کشتیسازی خودش برنامهریزی کرد. تغییراتی که هنری گانت در این نمودار به وجود آورد آن را به نسخهی امروزی که از آن استفاده میکنیم تبدیل کرد. به همین دلیل نام این نمودار «گانت» نهاده شد.
گانت چارت چیست؟
همانطور که در ابتدای این مقاله گفتیم، گانت چارت یک نوع نمودار است که برای مدیریت پروژهها به کار میرود. ابتدا بیایید تعریف «پروژه» را بیان کنیم.
با توجه به تعریف بالا به عنوان مثال برگزاری یک وبینار آموزشی برای مدرس یک پروژه است. این پروژه شامل اقدامات کوچکی مثل تعیین موضوع، آمادهسازی اسلایدها، ثبتنام، آمادهسازی بستر برگزاری، محیا کردن ابزار لازم و … میباشد. یا نوشتن کتاب یک پروژه است که شامل اقدامات کوچکی مثل هماهنگی با انتشاراتی، طراحی کلی نحوه ارائه، تایپ، ویراستاری، چاپ و … میباشد.
حالا که تعریف پروژه را دانستید قطعاً تأیید میکنید که برنامهریزی برای انجام یک پروژه میتواند سخت، شلوغ و پر از خطا باشد و هرچقدر اهمیت و وسعت یک پروژه بیشتر شود، کار هم سختتر میشود و هم حساستر. از طرفی اگر برنامهریزی دقیقی برای یک پروژه نداشته باشیم، احتمال شکست آن بیشتر میشود. در چنین شرایطی است که گانت چارت به داد ما میرسد.
هر گانت چارت که مربوط به یک پروژه است، شامل میلههای افقی است که هر میله بیانگر یکی از ریز اقدامات آن پروژه میباشد.
طول هر میلهی افقی بیانگر مدت زمانی است که برای انجام آن اقدام در نظر گرفتهاید. تصویر پایین نمونهای از گانت چارتی است که برای بخشی از کسبوکار خودمان ترسیم کردیم.
بیایید نحوه رسم گانت چارت را توضیح دهیم تا دقیقتر متوجه آن شوید.
چطور باید یک گانت چارت رسم کنیم؟
برای رسم گانت چارت برای یک پروژه، باید 4 گام را طی کنید :
1. پروژه را به ریزفعالیتهایی تجزیه کنید
ابتدا باید با استراتژی WBS یا Work Breakdown Structure آن را به اقدامات کوچکتر تجزیه کنید. در دو مثالی که در قسمت بالا زدیم دقیقاً همین کار را انجام دادیم.
مثلاً اگر پروژهی شما برگزاری یک مهمانی باشد، ابتدا باید ریز وظایف را تعیین کنید. در این مثال ریز وظایف کارهایی مثل دعوت از مهمانها، سفارش غذا، نوشتن وسایل مورد نیاز، تخمین هزینه، انجام خریدها و آمادهسازی پذیرایی میباشد.
2. زمان شروع هر ریزفعالیت را تعیین کنید
حال باید زمان شروع هر کدام از ریز وظایفی که در قسمت قبل مشخص کردیم را تعیین کنیم. مثلاً ابتدا باید وسایلی که نیاز داریم را مشخص کنیم و میخواهیم این کار را از فردا شروع کنیم. (پس تاریخ فردا را برای شروع این وظیفه مشخص میکنیم)
پس از مشخص شدن وسایل مورد نیاز، بهتر است تخمین هزینه را انجام دهیم. پس زمان شروع این کار را نیز مشخص میکنیم (قاعدتاً بعد از پایان کار قبلی یا از اواسط آن)
3. زمان لازم برای هر ریزفعالیت را مشخص کنید
در مرحله سوم باید میزان زمان لازم برای انجام هر کدام از ریز وظایف را مشخص کنیم. مثلاً برای نوشتن وسایل مورد نیاز، یک روز، زمان مناسبی است. یا برای تخمین هزینهها شاید به چند دقیقه زمان نیاز داشته باشیم.
4. گانت چارت را رسم کنید
حالا باید گانت چارت را آماده کنیم. یک نمودار مثل شکل زیر رسم میکنیم. محور افقی زمان را نشان میدهد، نقطه شروع هر میله، زمان شروع آن وظیفه و طول میله، میزان زمان لازم برای انجام آن وظیفه را نشان میدهد. در شکل زیر گانت چارت مربوط به مثالی که زدیم را رسم کردهایم.
در ویدئوی زیر صفر تا صد برنامهریزی با گانت چارت را به شما آموزش دادم :
چرا باید از گانت چارت استفاده کنیم؟
استفاده از گانت چارت مزیتهای زیادی دارد که در اینجا به چند مورد اشاره میکنیم :
1. کنترل پروژه در یک نگاه
گانت چارت این امکان را به شما میدهد که در یک نگاه پروژه خودتان را رصد کنید، پیشرفتش را بسنجید، کم و کاستیها را ببینید و در کل مدیریت خیلی خوبی روی پروژه خود داشته باشید.
2. گام بعدی مشخص است
نمودار گانت این امکان را به شما میدهد که در هر زمان دقیقاً بدانید باید چه کاری انجام دهید. یکی از اشتباهاتی که خیلی از افراد در برنامهریزی مرتکب میشوند این است که یک پروژه را در برنامه روزانه خود مینویسند؛ مثلاً مینویسند «نوشتن کتاب» و مشکلی که این کار به وجود میآورد این است که نمیدانیم دقیقاً باید چه کنیم! اما با WBS که در رسم گانت چارت طی کردیم این مشکل برطرف میشود.
3. میدانید منابعتان را در چه تاریخی صرف چه کاری کنید
در یک نگاه به نموداری که رسم کردهاید، میتوانید برنامهریزی دقیقی برای منابع موجودتان اعم از زمان، انرژی، نیروی انسانی و … داشته باشید.
نکته : در پروژههای بزرگ سازمانی، گانت چارتها شامل نحوهی ارتباطات، تقسیم کار و … نیز میباشند که به دلیل شلوغ شدن نمودار گانت، ما آن را توصیه نمیکنیم. حسن بزرگ گانت چارت سادگی و خلوت بودن آن است؛ بهتر است که خرابش نکنیم!
اپلیکیشنهای برای رسم گانت چارت
یکی از اپلیکیشنها برای رسم گانت چارت، Excel است که البته به دلیل آنکه نرمافزار تخصصی برای انجام این کار نیست، ما آن را توصیه نمیکنیم. گزینه دیگری نیز وجود دارد که بهتر است از آن کمک بگیرید و آن Microsoft Project است.
سخن پایانی
گاهی یک پروژهی ساده به دلیل تعدد ریز وظایفها به قدری پیچیده به نظر میرسد که انجام آن را مدام عقب میاندازیم! گانت چارت همه چیز را ساده میکند و کار شما را نیز آسان؛ توصیه میکنیم اگر تاکنون امتحانش نکردهاید، همین الآن سراغش بروید. اگر سؤالی در خصوص این مقاله برایتان پیش آمده، آن را در قسمت نظرات بنویسید تا به آن پاسخ دهیم.
خیلی عالی بود
مرسی از آموش کامل و خوبتون❤️
ممنون از نظر شما
خوشحالیم که براتون مفید بوده