درصد زیادی از افراد با مشکل کمبود زمان مواجه هستند و میخواهند در طول روز زمان بیشتری داشته باشند. به همین دلیل این افراد سراغ آموزش مهارت مدیریت زمان میروند؛ غافل از اینکه مشکلشان با یادگیری این مهارت حل نمیشود و نمیدانند که ریشه مشکل کمبود زمانشان جای دیگری است. در این مقاله 10 دلیل مهم که باعث میشود زمان کم بیاوریم را شرح میدهیم.
چرا وقت کم می آوریم؟ در زیر با 10 دلیل رایج کمبود زمان آشنا میشود :
دلیل اول : اهمالکاری
اهمالکاری به معنی به تعویق انداختن کارهاست که افراد خیلی زیادی درگیر آن هستند. بعضی اوقات مدام از شروع یک کار فرار میکنیم و تا زمانی که احساس اجبار نداشته باشیم، سراغ انجام آن کار نمیرویم. خیلی اوقات نیز به اصطلاح دقیقه نَودی عمل میکنیم و تا لحظهی آخر فرصتی که داریم کار را عقب میاندازیم.
یکی از اصلیترین دلایل کمبود زمان نیز همین است، ما میتوانستیم یک کار را 4 ساعت پیش انجام دهیم و پرونده آن را ببندیم اما همچنان این پرونده باز است و زمانمان هم محدودتر شده است!
گاهی اوقات نیز دچار سندرم زمانِ رُند میشویم و کار را تا زمان رند شدن ساعت به تعویق میاندازیم که این هم نوعی اهمالکاری است.
دلیل دوم : برنامهریزی اشتباه
یک برنامهریزی درست ابعاد مختلفی دارد که یکی از این ابعاد، اولویتبندی صحیح است. در صورتی که در مهارت اولویتبندی ضعف داشته باشیم، قسمت عمدهای از زمانمان را صرف کارهای غیرمهم میکنیم و در آخر برای کارهای مهم وقت کم میآوریم. کسی که اولویتبندی ندارد و یا آن را اشتباه انجام داده است، ممکن است وقتی به یک دورهمی چند ساعته دعوت میشود، کارهای مهمش را نادیده بگیرد و در این دورهمی شرکت کند و در آخر از کمبود زمان برای انجام کارهایش گلایه کند!
همچنان نکتهای که در برنامهریزی باید به آن توجه داشته باشیم این است که همیشه باید تمرکزمان را روی حجمِ کمِ کارهای پربازده بگذاریم و به نوعی از قانون پارتو یا 20/80 کمک بگیریم.
برای آشنایی با قانون پارتو و استفاده از آن در برنامهریزی که منجر به افزایش بازدهی میشود، مقاله «قانون پارتو یا 80 20 چیست؟» را مطالعه کنید
وقتی هدفی وجود نداشته باشد، زمانمان را صرف انجام کارهای بیمورد و غیرمفید میکنیم. این موضوع زمان مفید ما را از بین میبرد و ممکن است باعث کمبود زمان در طول روز شود.
دلیل چهارم : هدفگذاری اشتباه
افراد معمولاً در هدفگذاری اشتباه عمل میکنند. یکی از این اشتباهات، چند هدفی بودن است. وقتی همزمان چند هدف داشته باشیم، حجم کارهایمان نیز بیشتر میشود و این باعث میشود زمان کم بیاوریم.
اشتباه دیگر در هدفگذاری، داشتن یک هدف رؤیایی و بسیار بزرگ است. وقتی یک هدف بسیار بزرگ داریم، حس میکنیم زمان 24 ساعتهی طول روز برای رسیدن به این هدف بسیار کم است.
توصیه میکنم برای اینکه با مهارت هدفگذاری آشنا شوید و بتوانید برای زندگیتان هدفگذاری اصولی داشته باشید، مقالات مرتبط با این موضوع را از دست ندهید.
ضعف در مهارت نه گفتن، فقط باعث میشود حجم مسئولیتها و کارهایمان بیشتر شود. وقتی نتوانید به درخواست یک فرد برای انجام یک کار نه بگویید و یا وقتی نتوانید یک دعوت را رد کنید، اتفاقی که میفتد این است که زمان کم میآورید.
دلیل ششم : عدم واسپاری امور و تفویض اختیار
اشتباه در تفویض اختیار یا انجام ندادن آن، مجبورمان میکند که تک تک کارهایمان را خودمان انجام دهیم. وقتی میتوانید انجام یک کاری را به دیگری بسپارید و حجم کارتان را کمتر کنید، خب چرا این کار را نمیکنید؟!
از طرفی افرادی هستند که کاری را به دیگری میسپارند اما مدام آن را پیگیری میکنند چون به آن فرد در انجام درست آن کار اعتماد ندارند یا درگیر کمالطلبی هستند و میخواهند همه چیز به بهترین شکل ممکن صورت پذیرد.
مهارت واسپاری امور و تفویض اختیار برای مدیران کسب و کارها اهمیت بیشتری پیدا میکند. اگر مدیر هستید نه تنها باید قسمت عمدهی فعالیتهای کسب و کارتان را به کارمندانتان واگذار کنید، بلکه در مواقعی باید صد در صد اختیار برای تصمیمگیری در مورد نحوه انجام آن کار را نیز به آنها واگذار کنید.
دلیل هفتم : کمالگرایی
موضوعی که در قسمت فوق نیز به آن اشاره کردیم. کمالگرایی باعث میشود وقتی میخواهید یک کار انجام دهید، وقتتان را وسواسگونه به جزئیات شاید غیرمهم آن اختصاص دهید، بارها و بارها مرورش کنید و شاید چون رضایتتان را جلب نمیکند دوباره از اول انجامش دهید!
یک مدیر که درگیر کمالگرایی است، وقتی میخواهد نامهای رسمی بنویسد، بارها اصطلاحات را تغییر میدهد، متن را کم یا زیاد میکند، چند بار آن را میخواند که اشتباهی رخ نداده باشد و به این طریق زمانش را به فنا میدهد.
دلیل هشتم : نداشتن دید سیستماتیک
کارمندی که باشگاه ورزشی در کنار محل کارش میباشد، بعد از کار به خانه برمیگردد تا غذا بخورد و بعد از آن مسیری که طی کرده را بازمیگردد تا به تمرینش برسد و آخر شب از نداشتن زمان کافی گلایه میکند! این فرد اگر دید سیستماتیکی داشت، میتوانست تغذیه قبل باشگاهش را به محل کارش ببرد و بعد از کار به تمرینش برسد و در آخر به خانه بازگردد و به این شکل چند ساعت در زمان خود صرفهجویی کند.
یک مدیر به جای آنکه ماهانه کلاسهایی برای افزایش مهارتهای فردی کارمندانش برگزار کند، هر روز سعی میکند با انگیزه دادن به آنها موجب افزایش بازدهی شود و این زمان و انرژی قابل توجهی را از او میگیرد. این مدیر اگر دید سیستماتیک داشت، تغییری در این روند ایجاد میکرد.
دلیل نهم : عدم مدیریت انرژی
گاهی آنقدر روی مدیریت زمان تمرکز میکنیم که مدیریت انرژی فراموش میشود. شما اگر بازههای زمانی که کار میکنید را کاهش و تعداد آن را افزایش دهید و در بین آنها استراحت کنید؛ میتوانید در هر تایم حجم کار بیشتری را انجام دهید و در نتیجه کارهایتان سریعتر انجام میشود و این یعنی آزاد شدن قسمتی از زمانتان؛ همان چیزی که میخواهید!
دلیل دهم : ضعف در تمرکز
نداشتن تمرکز باعث میشود یک کار یک ساعته در چند ساعت انجام شود. اشتباهی که خیلی از ما مرتکب میشویم این است که میخواهیم در یک زمان چند کار را انجام دهیم و این باعث میشود که انجام آن کار طول کشیده و زمانمان قربانی شود. در یک وبسایت میخواهیم درخواستی ثبت کنیم اما پنجره دیگری باز میکنیم تا قیمت ساعتی که دوست داریم را ببینیم و همزمان موسیقی بابِ میلمان نیز در حال پخش است؛ سری هم به ایمیلمان میزنیم تا ببینیم آنجا چه خبر است و این میان پیامرسان را نیز باز میکنیم تا به دوستمان تولدش را تبریک بگوییم! با این شرایط مشخص است که چند برابر بیشتر از زمانی که برای ثبت آن درخواست در نظر داشتیم نیاز داریم.
بعضی از ما نیز وسط کار به هر صدایی که میشنویم و هر نوتیفیکیشنی که دریافت میکنیم واکنش نشان میدهیم، چند دقیقه مشغول صحبت با همکارمان میشویم و چند دقیقه هم به بررسی خبری که روی گوشی آمده سپری میشود.
در دنیای امروزی با وجود این حجم از شلوغی، داشتن تمرکز کاری دشوار است. در مقالهی «4 روش مؤثر برای افزایش تمرکز» بیشتر در مورد تمرکز صحبت کردهایم.
همانطور که در ابتدای مقاله گفتیم، وقتی افراد وقت کم میآورند به دنبال یادگیری مهارت مدیریت زمان میروند. اما همانطور که خواندید، هیچ کدام از مشکلاتی که ذکر کردیم با یادگیری این مهارت حل نخواهد شد. گاهی ریشه مشکلی که داریم در جایی است که از آن بیخبریم و به دنبال آن در جای دیگری میگردیم.